Entidades en GLPI
Cómo Configurar Entidades en GLPI – Guía Completa
Las entidades son uno de los componentes más importantes en GLPI. Definen la estructura organizacional del sistema y permiten segmentar información, usuarios, inventarios, tickets, configuraciones y reglas de negocio. En esta guía aprenderás cuándo usar entidades, cómo crearlas, su impacto en el sistema y las mejores prácticas.
1- ¿Qué son las Entidades en GLPI?
Las entidades son niveles de organización dentro de GLPI que permiten dividir información según áreas, sedes, departamentos o incluso distintos clientes. Funcionan como “contenedores de datos” que afectan:
- Usuarios
- Perfiles y permisos
- Tickets
- Inventario
- Reglas de negocio
- Configuraciones específicas (correo, notificaciones, categorías)
Una buena definición de entidades garantiza orden, seguridad y escalabilidad en GLPI desde el día uno.
2- ¿Cuándo usar varias entidades?
GLPI permite trabajar con una sola entidad o múltiples. Esto depende de cómo se organiza tu compañía o tus clientes.
| Usar UNA entidad | Usar VARIAS entidades |
|---|---|
| Empresas pequeñas | Empresas con varias sedes |
| Un solo flujo de tickets | Clientes diferentes (multi-tenancy) |
| Un solo equipo técnico | Departamentos independientes |
| Un solo inventario | Diferentes reglas de negocio |
3- Tipos de modelos de entidades recomendados
3.1 Modelo simple (una sola entidad)
Para organizaciones pequeñas o medianas con un solo flujo de tickets.
3.2 Modelo jerárquico
- Sede → Áreas
- País → Ciudad → Sede
- Empresa → Unidades de negocio
3.3 Modelo multi-cliente
- Una entidad por cliente
- Segregación total de información
- Accesos independientes
- Reportes aislados
Si brindas servicios a terceros, este es el modelo ideal para mesas de ayuda multi-tenant.
4- Cómo crear una entidad en GLPI
Ruta:
Administración → Entidades → Añadir
Puntos clave al crear una entidad
- Nombre – Identificación clara (Empresa, Sede, Cliente)
- Entidad padre – Define la jerarquía
- Dirección de correo propia (si aplica)
- Comportamiento de tickets – heredar o no configuración del padre
- Gestión del inventario
Muchas configuraciones pueden heredarse de la entidad padre para simplificar la administración.
5- Cómo funcionan los permisos con entidades
Los permisos dependen de la combinación:
- Perfil asignado
- Entidad asignada
- Subentidades permitidas o no
| Perfil | Acceso |
|---|---|
| Administrador | Puede gestionar la entidad asignada |
| Técnico | Gestiona tickets de su entidad |
| Supervisor | Ve reportes y métricas |
| Usuario final | Solo crea solicitudes |
Si un usuario debe gestionar varias entidades, asígnalo como “Visible en entidades hijas”.
6- Impacto de las entidades en GLPI
Las entidades afectan:
- Categorías de tickets disponibles
- Vista de inventario (equipos, impresoras, software…)
- Reglas de asignación
- Usuarios y grupos
- Notificaciones
- Horas de trabajo y SLAs
- Gestión de proyectos y documentos
7- Errores comunes al crear entidades
- Crear demasiadas entidades sin necesidad
- Separar departamentos que deben trabajar juntos
- Dar permisos excesivos a técnicos
- Duplicar configuraciones que podrían heredarse
- No controlar subentidades en perfiles
Comienza simple. Escala cuando sea necesario. No al revés.
✔ Entidades configuradas correctamente
Ahora que conoces cómo funcionan las entidades en GLPI, puedes estructurar tu plataforma de forma estable, ordenada y escalable. En próximos tutoriales abordaremos:
- Perfiles avanzados
- Reglas de negocio (business rules)
- Estructura del catálogo de servicios
- Asignación automática de tickets
Tu GLPI quedará cada vez más optimizado y listo para producción.