Cómo Configurar Entidades en GLPI – Guía Completa
Las entidades son uno de los componentes más importantes en GLPI. Definen la estructura organizacional del sistema y permiten segmentar información, usuarios, inventarios, tickets, configuraciones y reglas de negocio. En esta guía aprenderás cuándo usar entidades, cómo crearlas, su impacto en el sistema y las mejores prácticas.
¿Qué son las Entidades en GLPI?
Las entidades son niveles de organización dentro de GLPI que permiten dividir información según áreas, sedes, departamentos o incluso distintos clientes. Funcionan como “contenedores de datos” que afectan:
- Usuarios
- Perfiles y permisos
- Tickets
- Inventario
- Reglas de negocio
- Configuraciones específicas (correo, notificaciones, categorías)
Una buena definición de entidades garantiza orden, seguridad y escalabilidad en GLPI desde el día uno.
¿Cuándo usar varias entidades?
GLPI permite trabajar con una sola entidad o múltiples. Esto depende de cómo se organiza tu compañía o tus clientes.
| Usar UNA entidad | Usar VARIAS entidades |
|---|---|
| Empresas pequeñas | Empresas con varias sedes |
| Un solo flujo de tickets | Clientes diferentes (multi-tenancy) |
| Un solo equipo técnico | Departamentos independientes |
| Un solo inventario | Diferentes reglas de negocio |
Tipos de modelos de entidades recomendados
3.1 Modelo simple (una sola entidad)
Para organizaciones pequeñas o medianas con un solo flujo de tickets.
3.2 Modelo jerárquico
- Sede → Áreas
- País → Ciudad → Sede
- Empresa → Unidades de negocio
3.3 Modelo multi-cliente
- Una entidad por cliente
- Segregación total de información
- Accesos independientes
- Reportes aislados
Si brindas servicios a terceros, este es el modelo ideal para mesas de ayuda multi-tenant.
Cómo crear una entidad en GLPI
Ruta:
Administración → Entidades → Añadir
Puntos clave al crear una entidad
- Nombre – Identificación clara (Empresa, Sede, Cliente)
- Entidad padre – Define la jerarquía
- Dirección de correo propia (si aplica)
- Comportamiento de tickets – heredar o no configuración del padre
- Gestión del inventario
Muchas configuraciones pueden heredarse de la entidad padre para simplificar la administración.
Cómo funcionan los permisos con entidades
Los permisos dependen de la combinación:
- Perfil asignado
- Entidad asignada
- Subentidades permitidas o no
| Perfil | Acceso |
|---|---|
| Administrador | Puede gestionar la entidad asignada |
| Técnico | Gestiona tickets de su entidad |
| Supervisor | Ve reportes y métricas |
| Usuario final | Solo crea solicitudes |
Si un usuario debe gestionar varias entidades, asígnalo como “Visible en entidades hijas”.
Impacto de las entidades en GLPI
Las entidades afectan:
- Categorías de tickets disponibles
- Vista de inventario (equipos, impresoras, software…)
- Reglas de asignación
- Usuarios y grupos
- Notificaciones
- Horas de trabajo y SLAs
- Gestión de proyectos y documentos
Errores comunes al crear entidades
- Crear demasiadas entidades sin necesidad
- Separar departamentos que deben trabajar juntos
- Dar permisos excesivos a técnicos
- Duplicar configuraciones que podrían heredarse
- No controlar subentidades en perfiles
Comienza simple. Escala cuando sea necesario. No al revés.
Entidades configuradas correctamente
Ahora que conoces cómo funcionan las entidades en GLPI, puedes estructurar tu plataforma de forma estable, ordenada y escalable. En próximos tutoriales abordaremos:
- Perfiles avanzados
- Reglas de negocio (business rules)
- Estructura del catálogo de servicios
- Asignación automática de tickets
Tu GLPI quedará cada vez más optimizado y listo para producción.